Teams & SharePoint
https://teams.microsoft.com/
Teams
Teams とは、Microsoft365のコミュニケーションツールで、チャット・通話機能の他、ビデオ会議機能、SharePoint や OneDrive を用いたファイル共有機能、Officeアプリとの連携機能があります、Microsoftアカウントがあれば無料での利用も可能ですが、本学における授業やファイル共有には、学生・教職員に配布されたアカウント（メールアドレス）を用いて「九州産業大学の組織にログイン」するかたちで利用します。
- Teamsのチームの適正な人数は、5～8名程度が一般的です。
- 個人が関わるチームの数は、5～10個程度が一般的です。
Teams へのアクセス方法
以下、いずれかの方法でアクセスできます。
- 1) Teamsアプリケーションをインストールして利用（推奨）
Shrarepoint
Shrarepoint は、Teamsと紐付けされた当該チーム用のファイル置き場で、グループのための保存領域と言えます。Teamsアプリケーションの画面上では、上部メニューにある 共有済み（Shared）という項目から、その全体を確認することができます（2025年までは「ファイル」という項目名でした）。
SharepointとOneDriveの使い分け
同じMicrosoftが提供する保存領域として OneDrive もありますが、これは個人用の保存領域という位置付けになるので、Teamsでメンバーとファイルの共同編集を行う場合、チーム（SharePoint）に置くことが強く推奨されます。Teamsの「チャネル」にアップロードしたファイルは、当該チーム専用の SharePointサイトに保存されます。これには以下の大きなメリットがあります。
- 共同編集のハブになる： Teamsのチャネル内で会話（スレッド）とファイルをセットで管理できるため、「どのファイルの何について話しているか」が明確になります。
- 組織の資産として残る： OneDriveは個人の持ち物であるため、その人が退職してアカウントが削除されると、共有していたファイルも消えてしまうリスクがあります。SharePointならチームが存続する限りファイルも残ります。
- 権限管理が自動化される： チームにメンバーを追加・削除するだけで、ファイルへのアクセス権も自動で更新されます。
一方、個人のOneDrive の利用は、以下のような場合に限られます。
- プライベートな保存： 業務外の個人的な学習資料など。
- 自分だけの下書き： まだチームに公開する段階ではないメモや資料。
- 1対1や少人数での一時的な共有： チーム全体に関係のないやり取り。
参考
Sharepoint上のファイル・フォルダの共有方法
Sharapoint上にあるファイルやフォルダ（ディレクトリ）は、以下の方法でそのリンクURLを取得して、チャットやメール等で受け渡しすることができます。
リンク取得までの流れ
- 1. Teamsの画面上のメニューから「共有済み」をクリックすると、Teamに紐付けられたSharePointが確認できます。ここからリンクしたいファイルやフォルダを見つけて下さい。
- 2. ファイルまたはフォルダの右にある [・・・]をクリックして「リンクをコピー」を選択、あるいは上部メニューにある「リンクをコピー」をクリックして下さい。
- 3. チームのメンバー以外にも閲覧・編集を誘導する場合は、表示されたダイアログで「コピー」をクリックすると、URLがコピー＆ペースト用のバッファに入ります。
この方法で取得されたURLは、組織のメンバー（教育職員、非常勤講師、学生）であれば、誰でもアクセスできるものとなり、これをクリックした人には、以後アクセス権が付与されてしまうので、注意して下さい。
- 4. チームのメンバーのみに閲覧・編集を限定する場合は、表示されたダイアログで「詳細」をクリックした後、「既存のアクセス権を持つユーザ専用」を選んで下さい。専用のURLがコピー＆ペースト用のバッファに入ります。
この方法は例えば「案内メールは学部関係者全員に送信したいが、リンク先のファイルは、チームのメンバー以外には見られないようにしたい」・・といった場合に利用できます。
SharePoint のURLの違い
- XXX.sharepoint.com/sites/・・
特定のグループ（部門、プロジェクトなど）内での共同作業や情報共有を目的としたサイトで、メンバー全員がコンテンツを投稿・編集することを重視。
- XXXX.sharepoint.com/teams/・・
Teamsのチャネルでのファイル保管場所および共同編集を目的としたサイトで、Teamsでチームを作成した時点で、自動的に作成されたチーム専用の SharePointチームサイトです。Teamsで共有されるファイルは、このSharePointサイトのドキュメントライブラリに保存されています。
情報共有1.pdf